Votre conseil d’administration

Sylvain Gervais : Président

Andréanne Beaulieu : Vice-président

Yves Ducharme : Trésorier

Fabienne Péloquin : Secrétaire

Linda Gallant : Directeur

Lise Lafond: Directeur

David Gadbois: Directeur

Courriel: info@clubphotosoreltracy.org

Le Club photo Sorel-Tracy est enregistré au près du gouvernement du Québec comme organisme sans but lucratif avec Lettres Patentes. Il est aussi enregistré à la ville de Sorel-Tracy comme organisme de loisir.

Minutes des réunions du conseil ici

Statuts et règlements

préambule

Aux fins d’interprétation des présents Statuts et règlements, le genre masculin désigne indistinctement le personnel des deux sexes et n’établit aucune distinction particulière basée sur le sexe. L’annexe 1 fait partie intégrante des présents statuts et règlements.

ARTICLE 1 – nom

1.1 Le CLUB PHOTO SOREL-TRACY désigné sous le nom du CPST s’est formé conformément aux règlements de la ville de Sorel-Tracy.

ARTICLE 2 – siège social

2.1 Le siège social du CPST est situé à Sorel-Tracy, à l’adresse désignée par le Conseil d’administration.

ARTICLE 3 – But et approche

  1. but

Le CPST se propose de resserrer les liens de cordialité et de solidarité agissants entre les membres, par le moyen de la photographie, et l’aider au développement de la technique et de l’art photographique, dans un but culturel.

  1. approche

Afin de réaliser son objectif, le CPST privilégie les conférences et les expositions participatives. CPST s’interdit toutes discussions politiques ou religieuses.

ARTICLE 4 – Juridiction

4.1 CPST possède une chartre provinciale et a été constituée sous le Chapitre C-23 » Loi sur les clubs de récréation » des lois et règlements du Québec

ARTICLE 5 – Membre

5.1 Conditions pour devenir membre

Toute personne peut devenir membre du CPST si elle remplit les conditions suivantes :

  • payer la cotisation fixée par l’Assemblée générale;

  • accepter de se conformer aux statuts et règlements du CPST;

  • payer toute autre redevance fixée par l’Assemblée générale;

  • accepter de suivre les règles de fonctionnement décrites dans le « Manuel du membre »

5.2 Démission

Un membre peut démissionner en tout temps en formalisant son départ par écrit, par courriel ou par envoi postal à un des administrateurs.

  1. Exclusion ou suspension

  1. Tout membre peut être suspendu ou exclu du CPST par le Conseil d’administration pour les raisons suivantes :

  • pour le refus de se conformer aux conditions énoncées à l’article 5.1 des présentes;

  • s’il cause un préjudice grave à CPST ou à un de ses membres;

Tout membre exclu perd ses droits aux avantages et privilèges

5.3.2 Procédure de suspension ou d’exclusion

  • Un avis écrit par courrier postal recommandé avec accusé réception de huit (8) jours calendrier est donné au membre

  • Une audition a lieu devant le Conseil d’administration

  • Le Conseil d’administration, après avoir entendu la version du membre, communique sa décision au membre dans les huit (8) jours calendriers

5.4 départ et retour d’un membre

Un membre qui quitte peut-être réintégré dans la section où il était rendu lors de son départ.

ARTICLE 6 – Assemblée générale

6.1 Composition

Tous les membres du CPST.

6.2 Quorum

Le quorum du CPST à une Assemblée générale est de dix pour cent (10%) des membres du CPST à la date de cette Assemblée,

6.3 Président de l’Assemblée

Le Président dirige l’assemblée générale. Un scrutateur, proposé et secondé par un membre présent à l’assemble générale, sera désigné pour mener à bien la procédure de réception des nominations des membres intéressés à jouer un rôle au conseil d’administration pour la saison suivante

6.4 Attribution

L’Assemblée générale est souveraine et constitue l’autorité suprême du CPST.

6.5 Assemblée générale

6.5.1 Assemblée générale

Il y a au moins une (1) Assemblée générale ordinaire par année tenue en septembre. Toutes les Assemblées générales sont convoquées par le secrétaire, au moyen d’un courriel à tous les membres au moins quinze (15) jours calendrier à l’avance. Ledit avis de convocation est également envoyé par courrier postal aux membres qui en auront fait la demande.

L’avis de convocation doit contenir au moins les informations suivantes :

  • la date de l’avis de convocation;

  • la date, l’heure et l’endroit où se tiendra l’Assemblée générale;

  • l’ordre du jour de cette Assemblée générale ordinaire.

L’Assemblée générale annuelle de septembre doit en outre prévoir les points suivants :

  • l’adoption du budget annuel;

  • le dépôt des états financiers de l’année terminée le 31 août précédent

  • tout autre point soumis par un ou plusieurs membres en règle, présent à l’assemblée annuelle

6.6 Vote

6.6.1 Généralité

Afin de pouvoir voter, les membres doivent être présents à l’Assemblée générale, aucune procuration à cet effet ne sera acceptée.

  1. Majorité des voix

Sauf si autrement prévu dans les présents statuts et règlements, toutes les questions soumises à l’Assemblée générale sont décidées à la majorité des voix exprimées. En cas de partage égal des voix, celle du président est toujours prépondérante.

ARTICLE 7 – Conseil d’administration

7.1 Composition

Le CPST est administré par un Conseil d’administration formé de sept (7) membres du CPST, parmi les personnes élus lors de l’Assemblée générale. Ces administrateurs sont confirmés dans leur poste selon la procédure prévue ci-après. Les administrateurs du Conseil d’administration sont les suivants :

  • un président;

  • un vice-président :

  • un secrétaire;

  • un trésorier

  • trois directeurs

L’attribution du rôle des administrateurs du Conseil d’administration et des conseillers est établie lors de la première assemblée du conseil d’administration suivant l’Assemblée annuelle. L’attribution se fait sur une base volontaire ou par élections, à la majorité des voix, si deux membres désirent occuper un même poste.

Cette première réunion du conseil d’administration doit se tenir au plus tard le 15 juin de l’année en cours. Les administrateurs du Conseil d’administration et les conseillers demeurent en poste pour une durée de un ou deux (2) ans, rééligibles, et leur charge débute immédiatement après leur nomination. On ne pourra renouveler plus de la moitié du nombre de membres du conseil dans une seule élection.

Tout membre du Conseil d’administration qui, sans motif agréé par le conseil, manque trois séances du Conseil est réputé démissionnaire.

En cas de vacances au Conseil d’administration, celui-ci peut se compléter par voie de cooptation. Les nominations ainsi faites doivent être soumises à la ratification de l’assemblée générale qui suit. Les membres ainsi nommés restent en fonction pour le temps qui restait à courir à leurs prédécesseurs. Ils sont rééligibles.

7.2 Quorum

Le quorum du Conseil d’administration est de la majorité absolue des administrateurs actifs.

7.3 Retribution

Les fonctions d’Administrateurs et de Conseillers sont gratuites, mais ils ont droit au remboursement de leurs frais et dépenses justifiées.

7.4 Le mandat du Conseil d’administration

Le mandat du Conseil d’administration est le suivant :

  • Représenter le CPST;

  • Gérer les affaires et les avoirs du CPST;

  • Fixer la cotisation annuelle;

  • S’assurer de la bonne marche des comités;

  • Soumettre à l’Assemblée générale toute recommandation qu’il juge nécessaire;

  • Voir et se conformer à l’exécution des décisions de l’Assemblée générale;

  • Recommander à l’Assemblée la constitution de différents comités nécessaires à la bonne marche du CPST. Les comités ainsi formés lui font rapport;

  • Modifier les rôles et responsabilités des administrateurs et des conseillers, si nécessaires

7.5 Réunions du Conseil d’administration

Le Président ou deux (2) autres administrateurs du Conseil d’administration peuvent convoquer autant de réunions qu’il peut être nécessaire à la bonne marche des affaires du CPST.

7.6 Fonctions des administrateurs et des conseillers

L’annexe un (1) des présents statuts, décrit brièvement les rôles et responsabilités des Administrateurs et des Conseillers du conseil d’administration.

ARTICLE 8 – Exercice financier

8.1 Année financière

L’année financière du CPST est du 1er septembre au 31 août de l’année suivante.

8.2 Ressources et charges

8.2.1 Ressources.

Les ressources du CPST proviennent des cotisations de ses membres, des revenus d’adhésion, des subventions officielles qu’elle serait appelée à recevoir et de toutes les recettes qu’elle peut également recevoir ou réaliser.

8.2.2 Charges.

Les ressources du CPST sont destinées :

  • à couvrir les dépenses d’organisation et de fonctionnement

  • à indemniser les adhérents qui remplissent une charge ou une fonction, des frais qu’ils sont amenés à exposer pour le compte du CPST.

8. 3 Commission de contrôle.

Une commission de contrôle de deux membres du CPST est chargée d’examiner tous les comptes. Le rapport de la commission, signé par ses deux membres, est obligatoirement présenté par l’un d’eux à l’assemblée générale. La Commission de contrôle (les deux membres) est élue pour deux ans par l’Assemblée générale ordinaire et rééligible.

ARTICLE 9 – Modification des statuts et règlements

9.1 APPROBATION D’UN AMENDEMENT

Tout amendement aux statuts et règlements doit recevoir l’approbation d’au moins deux tiers (2/3) des voix exprimées.

  1. ENTRÉE EN VIGUEUR

Tout amendement aux statuts et règlements entre en vigueur à la date indiquée dans la résolution approuvant cet amendement.

ARTICLE 10 – RESPONSABILITÉ DES ADMINISTRATEURS ET AUTRES REPRÉSENTANTS

10.1 LIMITATION DE RESPONSABILITÉS ET INDEMNISATION

Aucun administrateur, officier, délégué, substitut ou autre représentant officiel du CPST (ci-après collectivement nommés «administrateur ») n’est responsable des actes, encaissements, négligences ou défauts d’un autre administrateur.

ARTICLE 11 – Dissolution. Liquidation.

11.1 DISSOLUTION

La dissolution du CPST pourra être, le cas échéant, prononcée à la majorité des voix exprimées lors d’une assemblée générale extraordinaire réunissant au moins la moitié du total des membres en règle.

Si ce quantum n’est atteint, une nouvelle assemblée générale sera convoquée. Elle se réunira au moins trois (3) semaines plus tard et délibérera valablement quelque soit le nombre de membres présents.

11.2 LIQUIDATION

En cas de dissolution, l’assemblée générale nomme une commission de trois (3) membres qui procédera à la liquidation de tous les biens tels que définis lors de l’assemblée de dissolution.

ARTICLE 12-Cas non PRÉVU par les présents statuts.

12.1 RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Un règlement intérieur établi par le Conseil d’administration fixera les points non prévus aux statuts et déterminera les détails d’exécution des présents statuts

ANNEXE 1-

RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES ADMINISTRATEURS ET DES CONSEILLERS AU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Les rôles et responsabilités décrits ci-après sont à titre indicatif. Leurs attributions peuvent varier sensiblement d’une année à l’autre, et ce, en fonction des disponibilités et des habiletés des administrateurs et des conseillers bénévoles.

Il va de soit que certaines responsabilités intrinsèquement reliées au poste de Président, de Secrétaire et de Trésorier ne peuvent qu’être endossées que par le titulaire du poste. Ces responsabilités sont soulignées, ci-après, pour chacun de ces postes.

Président

Le Président est le représentant officiel du CPST.

  • il préside les réunions du Conseil d’administration et de l’assemblée générale;

  • il signe tous les documents officiels avec le Secrétaire;

  • il peut signer tous les chèques conjointement avec le Trésorier et tout autre administrateur dûment autorisé;

Vice-président

Le vice-président seconde le président et le remplace en tant que président intérimaire, advenant que le président ne puisse exercer ses fonctions.

Les trois (3) directeurs

Les directeurs sont responsables de veiller à la bonne marche des activités du CPST. Les principales responsabilités sont les suivantes :

  • responsable de la bonne marche du site internet

  • responsable des relations avec le public

  • responsable de la publicité

  • responsable de l’organisation du souper de Noel et des activités de fin d’années

  • responsable d’établir la programmation pour la saison

  • responsable de rechercher et d’embaucher les conférenciers (ères)

  • responsable d’organiser les sorties et les activités extérieures

  • responsable des inscriptions aux concours

  • responsable de l’organisation des jugements

  • responsable de maintenir les données des concours à jour

  • responsable d’animer la soirée critique des photos

  • responsable des gros trophées de fin d’année

  • responsable d’identifier et de communiquer les thèmes des concours

  • responsable de maintenir les communications avec la ville de Sorel-Tracy

  • responsables de gérer les contrats de photos avec la ville de Sorel-Tracy (Sorel-Tracy Fleurie) et les organismes de la ville de Sorel-Tracy

  • responsable de réserver les salles pour les différentes réunions et activités

  • responsable de la coordination des concours SPPQ

  • responsable des expositions extérieures

Secrétaire et responsable de la régie interne

  • responsable de rédiger les procès-verbaux des réunions du Conseil d’administration et de l’Assemblée générale

  • responsable de rédiger et d’expédier la correspondance et d’en conserver une copie dans les archives;

  • responsable de conserver, de protéger et mettre à jour les archives du CPST.

  • responsable de renouveler les permis auprès des gouvernements et de la ville de Sorel-Tracy

  • responsable de convoquer les Assemblées générales et les réunions du Conseil d’administration

  • signer tous les documents officiels avec le président

  • responsable de la régie interne :

    • café aux membres

    • moitié-moitié

    • mise à jour du manuel du membre

    • responsable du support technique lors des réunions régulières et des évènements spéciaux

Trésorier

  • responsable de fournir à l’Assemblée générale une fois par année, et sur demande au Conseil d’administration, un compte exact des finances du CPST

  • responsable de préparer le budget et le rapport financier annuel,

  • responsable de tenir la caisse et la comptabilité selon le système établi;

  • responsable de signer les chèques conjointement avec le Président ou en son d’absence avec tout autre administrateur désigné à cette fin par le Conseil d’administration;

  • Responsable de faire les demandes de subventions

  • responsable de maintenir à jour la liste des membres

  • responsable des activités d’inscription des membres

Conseillers au Conseil d’administration

  • responsable de réaliser, sous la responsabilité d’un administrateur, un ou plusieurs dossiers/projets spécifiques attribués par le Conseil d’administration

  • sont invités à participer aux réunions du Conseil d’administration et d’y présenter l’état d’avancement des projets ou des dossiers dont ils sont responsables

  • reçoivent les convocations et procès-verbal des réunions du Conseil d’administration.

  • ne sont pas comptés dans le quorum et n’ont pas de droit de vote

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